KD 1 : ALAT KOMUNIKASI

BAHAN AJAR

Standar Kompetensi   Mengoperasikan Peralatan Transaksi Di Lokasi Penjualan.

Kompetensi Dasar      Memps. & Mengop. Alat Komunikasi.

Sub K D                       :  Pengoperasian Pesawat Telepon.

 

 I.            TUJUAN PEMBELAJARAN  :

Setelah mempelajari sub kompetensi dasar mengoperasikan pesawat telepon, maka di akhir pembelajaran siswa diharapkan mampu :

1.      Mengidentifikasi bagian-bagian telepon.

2.      Menjelaskan fungsi telepon.

3.      Menjelaskan cara kerja telepon.

4.      Menjelaskan fungsi tombol pada pesawat telepon untuk mendapatkan informasi akurat dan lengkap.

5.      Menjelaskan prosedur pemeliharaan pesawat telepon.

6.      Melaporkan kerusakan telepon kepada pihak yang berwenang .

 II.         MATERI AJAR  :

KEGIATAN BELAJAR 1

PENGOPERASIAN PESAWAT TELEPON

A.         BAGIAN-BAGIAN TELEPON.

Secara garis besar, pesawat telepon terdiri atas beberapa bagian, antara lain ;

1.             Bagian dalam pesawat berupa komponen-komponen listrik, yaitu;

§  Terminal (awal dan akhir).

§  Switching (sentral).

§  Transmisi (penyalur).

§  Catudaya (power supply).

2.             Bagian luar pesawat berupa ;

§  Gagang telepon (handset).

Gagang telepon adalah pada bagian atasnya berfungsi untuk mendengarkan pembicaraan penelepon sementara bagian bawahnya berfungsi untuk berbicara.

§  Nomor telepon.

Nomor telepon mulai dari nomor 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 dan 9.

§  Tanda-tanda gambar.

Tanda Bintang  (*) , Tanda Pagar  # , Tanda Redial ❐, Tanda Pause  (∎∎), Tanda Mute (━) dan Tanda Hold.

§  Kabel-kabel.

Kabel sambungan telepon dari telkom ke telepon yang berfungsi untuk menghubungi telepon dengan telkom untuk mendapatkan jaringan, dan kabel dari badan telepon ke gagang telepon yang berfungsi untuk menghubungkan pesawat telepon dengan gagang nya.

§  Tombol Of.

berfungsi untuk mematikan hubungan telepon yang sedang tersambung dg dua cara yakni menekan dg  tangan atau meletakan gagang telepon diatasnya.

 

B.         FUNGSI TELEPON.

Media komunikasi berfungsi untuk ;

  1. Mempermudah jika seseorang ingin menyampaikan pesan atau informasi kepada orang lain.
    1. Proses penyampaian informasi akan lebih efektif.
    2. Waktu yang diperlukan dalam penyampaian informasi lebih singkat.
    3. Hubungan antar personal akan lebih dekat.
    4. Menambah daya tarik iformasi yang disampaikan.
    5. Isi dan maksud informasi yang disampaikan lebih jelas.
    6. Membangkitkan motivasi penerima pesan.

C.          CARA KERJA TELEPON.

Ditinjau dari cara kerjanya, telepon dapat dikelompokan dalam dua jenis seperti berikut :

1.             Hubungan melalui Operator,

Berikan nama dan nomor telepon yang ingin dihubungi dan sebutkan juga nomor telepon pesawat sendiri. Kalau sudah berhasil menghubungi nomor yang diinginkan, operator sentral akan meminta hubungan dengan orang yang dikehendaki dan menunggu sampai orang yang dituju siap untuk bicara.

2.             Hubungan Langsung,

Adalah penelepon menelepon sendiri tanpa operator. Dengan memutar kode atau nomor sambungan langsung jarak jauh penelepon langsung bicara.

3.             Hubungan Langsung dengan SMS,

Hubungan langsung ini menggunakan layanan pesan pendek (SMS), komunikasi melalui SMS ini bisa dilakukan secara tertulis atau melalui suara (voice). Layanan telepon jenis ini banyak digemari karena biayanya yang murah dan cepat. Disamping itu pesan tertulis tersebut bisa langsung mengingatkan pesan tanpa harus dituliskan lagi pada buku catatan sekretaris.

D.          FUNGSI TOMBOL PADA PESAWAT TELEPON UNTUK MENDAPATKAN INFORMASI AKURAT DAN LENGKAP.

§  Tombol Angka :

Tombol angka berfungsi untuk memasukan nomor telepon orang yang dituju.

§   Tombol Huruf :

Tombol huruf berfungsi untuk memasukan identitas diri dari sebuah nomor telepon.

§  Tombol *  (bintang)  dan  # (pagar)  :

Tombol bintang dan tombol pagar berfungsi untuk menghubungi operator telpon (PT Telkom) misalnya saat kita meminta informasi tentang jumlah pembayaran rekening.

§  Tombol Redial :

Tombol redial berfungsi untuk mengulangi kembali nomor yang baru saja kita hubungi.

§  Tombol Hold :

Tombol Hold berfungsi untuk menahan telepon yang sedang nyambung untuk memberi kesempatan kepada telepon yang akan masuk.

 

E.           PROSEDUR PENGOPERASIAN TELEPON :

Telepon merupakan alat komunikasi yang populer sampai saat ini. Adapun prosedur pengoperasian telepon untuk melakukan panggilan ada tiga hal yang harus diperhatikan yaitu :

§  Speed Dialing,

Langkah yang harus dilakukan, yaitu ;

1.      Mengangkat gagang telepon atau tekan tombol speaker phone.

2.      Tekan tombol auto/memory.

3.      Tekan kode yang dituju.

4.      Setelah tersambung baru lakukan pembicaraan.

5.      Setelah pembicaraan selesai letakan gagang telepon atau speaker phone.

 

§  Manual,

Langkah yang harus dilakukan, yaitu ;

1.      Gagang telepon diangkat atau tekan tombol speaker phone.

2.      Tekan tombol PPT (co line) yang dikehendaki.

3.      Tekan nomor telepon yang dituju.

4.      Setelah tersambung baru lakukan pembicaraan.

5.      Setelah pembicaraan selesai letakan gagang telepon atau speaker phone.

 

§  Repead Dialing,

Langkah yang harus dilakukan, yaitu ;

1.      Gagang telepon diangkat atau tekan tombol speaker phone.

2.      Tekan tombol sentuhan yang telah diprogram khusus..

3.      Setelah tersambung baru lakukan pembicaraan.

4.      Setelah pembicaraan selesai letakan gagang telepon atau speaker phone.

 

F.           PROSEDUR PEMELIHARAAN PESAWAT TELEPON :

Agar pesawat telepon dapat dipakai dengan baik diperlukan perawatan, antara lain :

  1. Bersihkan telepon secara rutin dg mengelapnya, terutama gagang telepon yang digunakan untuk berbicara. Biasakan berbicara dg tidak menempelkan bibir pada gagang telepon.
    1. Letakan gagang telepon dengan benar, sehingga jika ada telepon masuk telepon bisa berfungsi dengan baik.
    2. Lakukan pemeriksaan kabel penyambung telepon ke sentral/ kotak telepon, jika suatu saat saluran telepon agak terganggu.
    3. Sediakan kartu perawatan atau kartu perbaikan.
    4. Jika telepon mati atau ada kerusakan segera hubungi petugas telkom terdekat.
    5. Apabila teknisi perusahaan telah mencoba memperbaikinya dan tetap tidak ditemukan solusinya, hubungi petugas telekomunikasi terdekat.

 

G.         PROSEDUR PELAPORAN KERUSAKAN TELEPON KEPADA PIHAK YANG BERWENANG :

Melaporkan  kerusakan telepon harus disampaikan kepada petugas yang telah ditunjuk di perusahaan. Lakukan pemeriksaan kabel penyambung telepon ke sentral/ kotak telepon, jika suatu saat saluran telepon agak terganggu. Jika telepon mati atau ada kerusakan segera hubungi petugas telkom terdekat.

Kerusakan pesawat telepon ada dua kemungkinan yaitu :

  1. Kerusakan lokal, yaitu kerusakan dan gangguan masih dalam lokasi perusahaan.
    1. Kerusakan non lokal, yaitu kerusakan diakibatkan  jaringan telekomunikasi.

Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi dokumen ini tanpa izin tertulis dari

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NEGERI 2 PADANG


 

BAHAN AJAR

Standar Kompetensi   Mengoperasikan Peralatan Transaksi Di Lokasi Penjualan.

Kompetensi Dasar       Memps. & Mengop. Alat Komunikasi.

Sub K D                        Etiket Penanganan Telepon.

 

I.             TUJUAN PEMBELAJARAN  :

Setelah mempelajariSubKompetensi Dasar etiket penanganan telepon, maka di akhir pembelajaran siswa diharapkan mampu :

1.      Menjelaskan etiket bertelepon.

2.      Hal-hal yang harus dihindari dalam berkomunikasi melalui telepon.

3.      Contoh etiket bertelepon yang benar dan salah.

II.            MATERI AJAR  :

KEGIATAN BELAJAR 2

ETIKET PENANGANAN TELEPON

 

 

A.          ETIKET  BERTELEPON.

Memang kita tidak berhadapan langsung dengan orang yang kita ajak bicara, akan tetapi etika dalam bertelepon tidak boleh diabaikan. Adapun hal-hal yang penting dan harus kita perhatikan dan kita laksanakan sehubungan dengan etika bertelepon adalah sbb :

  1. Jangan membiarkan telepon berdering terlalu lama, maksimal tiga kali berdering, segeralah angkat dan jawab dengan sopan.
  2. Bersikaplah bijaksana dalam menanggapi penelepon. Siapapun yang menelepon adalah penting dan patut dilayani dengan sebaik-baiknya.
  3. Jangan memulai pembicaraan hanya dengan ucapan kata halo, tetapi langsung menyebutkan nama organisasi atau perusahaan tempat kita bekerja.
  4. Jangan menggunakan pesawat telepon di tempat kerja untuk kepentingan pribadi atau terlalu lama berbicara dengan si penelepon.
  5. Berusahalah mendengarkan mitra bicara kita. Jangan melamun atau bersikap tidak tertuju pada pembicaraan sehingga kadang-kadang kita meminta si penelepon untuk mengulangi pembicaraan dengan ungkapan, “Apa bisa di ulang?”
  6. Jangan mengucapkan kata-kata yang menyinggung perasaan. Sebaliknya bicaralah dengan sikap yang menyenangkan.
  7. Berusahalah untuk menanggapi maksud pembicara dengan cepat dan memberi kesan bahwa orang yang kita ajak bicara diperhatikan seperti layaknya kita berhadapan langsung dengannya.
  8. Berbicalah dengan tempo yang tepat, tidak terlalu cepat atau terlalu lambat. Bila kita bicara terlalu cepat, pembicaraan kita tidak dipahami oleh lawan bicara. Sebaliknya jika terlalu lambat, orang akan cepat bosan karena harus menunggu lama untuk memahami maksud pembicaraan kita.
  9. Sebut nama dan jabatan orang yang akan dituju, disamping pokok pembicaraan. Jangan sampai sesudah menghubungi nomor tertentu, kemudian kita bertanya, Saya harus berbicara dengan siapa ya?
  10. Ada baiknya kita tanyakan apakah saat ini memang waktu yang tepat untuk berbicara. Barangkali saat ini orang yang kita tuju sedang sibuk, sehingga kita terpaksa mengganggu di sela-sela kesibukannya.
  11. Jangan menganggap bahwa panggilan telepon merupakan gangguan terhadap pekerjaan. Bicaralah seperlunya sesuai dengan maksud pembicaraan dan jangan bicara di telepon sambil makan atau berdecak.
  12. Catat hal-hal penting yang akan disampaikan.
  13. Bersegeralah minta maaf jika membuat kesalahan-kesalahan pada waktu bertelepon.
  14. Akhiri pembicaraan dengan tepat. Jangan lupa mengucapkan terima kasih (thank you) dan kembali (you are welcom), serta mengucapkan salam selamat pagi atau selamat siang ketika mengakhiri pembicaraan..
  15. Letakan gagang telepon dengan perlahan.

 

B.         HAL-HAL YANG HARUS DIHINDARI DALAM BERKOMUNIKASI MELALUI TELEPON.

  1. Memakai bahasa informal, terutama kepada orang yang belum akrab/ asing.
  2. Berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon.
  3. Berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen.
  4. Berbicara terlalu banyak basa-basi.
  5. Berbicara dengan nada kasar atau membentak.
  6. Berbicara dengan nada memerintah.
  7. Penelpon dibiarkan menunggu terlalu lama, tanpa penjelasan, hanya bunyi musik yang diperdengarkan.
  8. Panggilan telepon disambungkan ke alamat yang salah berkali-kali.
  9. Nada dan intonasi yang terkesan malas atau tak ramah.

C.          CONTOH ETIKET BERTELEPON YANG BENAR DAN SALAH.

BENAR

SALAH

Bapak sedang meeting.

Bapak sedang keluar.

Bapak tidak ditempat.

Bapak sedang tidak bertugas hari ini.

Bapak sedang tugas keluar kota sampai tanggal…..

Apakah dapat berbicara dengan Bapak……

Apakah dapat dihubungkan dengan…..

Bapak sedang sibuk.

Bapak sedang tidak mau diganggu.

Bapak sedang menerima tamu

Bapak sedang makan.

Bapak sedang pergi ke……..

Bapak sedang sakit……….

Bapak sedang ikut seminar di…….

Apakah dapat disambungkan kepada Bapak……

Apakah dapat disambungkan ke…

BENAR

SALAH

 Meletakan pesawat setelah yakin penelepon telah selesai berbicara.

Meletakan pesawat telepon dengan berhati-hati (menekan tombol terlebih dahulu)

Menutup pembicaraan atau mendahului meletakan pesawat telepon sebelum penelepon selesai berbicara.

Meletakan pesawat telepon dengan menimbulkan bunyi.

BENAR

SALAH

Ada pesan yang dapat saya sampaikan?

Maaf Bu, dengan siapa ibu ingin berbicara?

Maaf Bu, ada yang dapat saya bantu?

Terimakasih Ibu, selamat pagi.

Mau pesan apa?

Mau berbicara dengan siapa?

Mau apa ya?

Ada perlu apa ya?

Sudah ya? Terimakasih.

 

Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi dokumen ini tanpa izin tertulis dari

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NEGERI 2 PADANG

 


 

BAHAN AJAR

Standar Kompetensi   Mengoperasikan Peralatan Transaksi Di Lokasi Penjualan.

Kompetensi Dasar      Memps. & Mengop. Alat Komunikasi.

Sub K D                       :  Menerima Telepon (Menjawab Panggilan Telepon).

 

I.             TUJUAN PEMBELAJARAN  :

Setelah mempelajari sub kompetensi dasar menerima telepon (menjawab panggilan telepon), maka di akhir pembelajaran siswa diharapkan mampu :

1.            Menjelaskan SOP dalam menerima telepon.

2.            Teknik menerima telepon.

3.            Menjelaskan etika menerima telepon.

II.            MATERI AJAR  :

 

KEGIATAN BELAJAR 2

MENERIMA TELEPON (MENJAWAB PANGGILAN TELEPON)

A.        STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE (SOP)  MENERIMA TELEPON:

 

Standar Operational Procedure (SOP) pada perusahaan, diberlakukan dengan tujuan agar semua staf/ anggota organisasi memberikan layanan informasi yang standar, dan tidak sembarangan menggunakan telepon.

1.      Biasakan untuk sesegera mungkin mengangkat pesawat telepon bila berdering, namun bila Anda sedang di ruangan teman/ orang lain, jangan mengangkat telepon kecuali Anda dimintai tolong. Hal ini perlu disermati agar Anda tidak melakukan kesalahan dan dianggap tidak sopan serta mengganggu kerahasiaan perorangan/ perusahaan.

2.      Mencatat pesan/ berita melalui telepon harus dilakukan secara akurat, tidak hanya isi berita tetapi juga harus dicatat hal-hal yang sangat penting seperti; nama pengirim, waktu menerima telepon, kepada siapa pesan ditujukan, nada dan tekanan-tekanan suara bila ternyata berita telepon tersebut adalah ancaman atau tipuan.

B.           TEKNIK MENERIMA TELEPON.

1.      Angkat telepon dengan benar.

2.      Siapkan buku catatan.

3.      Beri salam kepada penelepon.

4.      Awali pembicaraan.

5.      Hubungkan segera penelepon dengan nama/ nomor yang dikehendaki.

6.      Ciptakan kesan yang baik.

7.      Catat pesan.

8.      Ucapkan salam penutup.

 

 

Teknik mengangkat telepon yang benar.

1.      Setiap kali telepon berdering, harus segera diangkat, jangan sampai dering telepon berbunyi lebih dari tiga kali, sebab akan mengganggu suasana kerja.

2.      Saat menerima telepon, angkat gagang telepon dengan tangan kiri, sementara itu tangan kanan siap dengan alat tulis.

Menyiapkan buku catatan.

Siapkan buku catatan dan alat tulis untuk mencatat hal-hal yang penting. Sekretaris harus dapat bekerja secara efektif dan efisien dengan menggunakan kedua tangannya, tangan kiri memegang gagang telepon, tangan kanan mencatat pesan yang disampaikan.

 

Didepan telepon disediakan kelengkapan-kelengkapan antara lain :

1.            Kalender meja.

2.            Jam dinding.

3.            Alat tulis.

4.            Lembar pesan telepon (LPT) / block note.

5.            Daftar nomor telepon ekstension internal.

6.            Buku daftar telepon masuk / Buku Agenda..

Tempat Pencatatan Pesan Telepon.

BLOCK NOTE :

BLOCK NOTE TGL ……………………………………

FORMULIR BERITA TELEPON :

FORMULIR BERITA TELEPON

Dari                          :   ………………………………………………………………………………….

Untuk                       :   ………………………………………………………………………………….

Nomor Telepon            :   ………………………………………………………………………………….

Alamat                       :   ………………………………………………………………………………….

Diterima                        :   ………………………………………………………………………………….

Hari / Tanggal              :   ………………………………………………………………………………….

Pukul                              :   ………………………………………………………………………………….

Sifat Pesan                    :    Penting  /  Biasa

Isi Berita                        :   ………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………..

Penerima Telepon

……………………………..

DESK CALENDER :

2

JANUARI

2009

AGENDA :

2

JANUARI

2009

08:00         :
09:00         :
10:00         :
11:00         :
12:00         :
13:00         :
14:00         :
15:00         :
16:00         :
17:00         :
18:00         :

Cara memberi salam kepada penelepon.

1.      Berilah salam kepada penelepon.

2.      Kemudian sebutkan identitas perusahaan tempat bekerja (nama kantor atau nomor telepon).

3.      Bila penelepon lebih dulu mengucapkan salam dan kemudian menyebutkan identitas dirinya, kita menyapanya dengan kata “Bapak Randy”.

4.      Jika penelepon tidak menyebutkan identitas dirinya, kita dapat mengajukan pertanyaan, misalnya ;

“Maaf dapatkah saya mengetahui dengan siapa saya berbicara?

Atau ;

“Maaf, bolehkah saya mengetahui nama Bapak/Ibu/Saudara?”

Yang tidak boleh :  “Ini siapa sih”

 

Cara membuka pembicaraan.

  1. Jika penelepon ingin berbicara dengan pimpinan dan pimpinan kita ada di tempat kerja, katakan kepadanya untuk menunggu sebentar karena kita harus mentransfer hubungan tersebut ke telepon pimpinan.
  2. Jika ternyata pimpinan sedang tidak mau diganggu, dengan bijaksana kita dapat mengatakan bahwa pimpinan sedang tidak berada di tempat kerja atau dengan alasan yang lain.

&     Hal ini biasanya terpaksa dilakukan apabila pimpinan sedang mengadakan rapat. Kita dapat segera menginformasikan keberadaan pimpinan, misalnya dengan mengatakan :

&     “Maaf, Bapak pimpinan sedang mengadakan rapat, apakah Bapak/Ibu ingin meninggalkan pesan yang dapat saya sampaikan kepada beliu?”

  1. Jika pimpinan sedang menelepon seseorang, agar penelepon tidak terlalu lama menunggu, katakan bahwa pimpinan sedang on line atau sedang melakukan pembicaraan dengan telepon lain. Anda tidak perlu mengatakan pimpinan sedang bercakap-cakap dengan Bapak Surya dari UNES misalnya.
  2. Jika kebetulan pimpinan tidak berada di tempat, Anda dapat juga mengajukan pertanyaan, apakah berkenan dihubungkan dengan wakil pimpinan.
  3. Hindari pembicaraan hanya dengan sapaan kata halo saja. Sebutkan nama Anda/ jabatan Anda/ nama perusahaan. Contoh:

“Selamat pagi, PT GLOSAMANI, di sini.”

“Selamat siang, di sini PT GLOSAMANI.”

“Selamat sore, PT GLOSAMANI, dengan Fitri di sini.”

6.      Apabila telepon itu datang dari dalam instansi sendiri, penerima telepon dapat menjawab sbb :

“Selamat siang, dengan Fitri di sini.”

“Pesawat 213, selamat siang”

“SMK 2 Padang, Putri di sini”

7.      Jika penelepon tidak menyebutkan identitasnya, penerima telepon dapat bertanya :

“Bolehkah saya mengetahui siapa yang sedang bicara?”

“Bolehkah saya mengetahui dengan siapa saya bicara?”

Hindari pertanyaan sbb :

“Siapa ini?”,

“Siapa sih ini?”

“Anda siapa?”

“Siapa yang bicara?”

Cara menghubungkan segera penelepon dengan nama/ nomor yang dikehendaki.

Yakinkan siapa orang yang akan dihubungi/ dicari karena penelepon akan sangat kecewa bila yang dihubungi tidak sesuai denga yang dikehendaki.

Contoh : Yang ingin dihubungi Ardi, bukan Andi.

Yang ingin dihubungi Halimah, bukan Fatimah.

Contoh kode abjad untuk memperjelas atau menegaskan ucapan dapat dilihat dibawah ini :

NO

HURUF

KATA YANG DIGUNAKAN UNTUK DIUCAPKAN

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.

18.

19.

20.

21.

22.

23.

24.

25.

26.

A

B

C

D

E

F

G

H

I

J

K

L

M

N

O

P

Q

R

S

T

U

V

W

X

Y

Z

Alpha

Beta

Charlie

Delta

Echo

Faxtrot

Golf

Hotel

India

Juliet

Kilo

Lima

Mike

November

Oscar

Pap

Quebeck

Romeo

Sierra

Tango

Uniform

Victor

Whiskey

X-Ray

Yankee

Zero

Atau

Atau

Atau

Atau

Ajfred

Benyamin

Charles

David

Edward

Frederick

George

Harry

Isaac

Jack

King

London

Mary

Nellie

Olver

Peter

Queen

Robert

Simon

Tommy

Uncle

Virginia

Wiliam

X-Ray

Yellow

Zebra

 

Cara menciptakan kesan yang baik.

a.       Jika penelepon ingin berbicara langsung dengan atasan perusahaan, jawablah dengan lembut dan sopan.

&  “Dapatkah Bapak/Ibu menunggu sebentar?”

&  Ya, Pak/Buk, apakah dapat menunggu?”

Hindari ucapan :

&  “Tunggu ya.” atau

&  “Bentar ya.”

b.         Apabila penelepon bersedia menunggu sebelum disambungkan kepada yang dituju, ucapkan : “Terima kasih atas kesabaran menunggu Bapak/Ibu. Sekarang Bapak/Ibu dapat berbicara dengan Bapak/Ibu …..  “

c.       Jika orang yang dicari atau diajak bicara oleh sipenelepon sedang keluar, penerima telepon harus :

§  Memberikan keterangan kepada penelepon tentang ketidak hadiran orang yang sedang dicari secara singkat, tetapi tetap sopan, hati-hati dan menyenangkan.

Contoh ucapan yang baik :

a.      “Bapak/Ibu ………… sedang keluar, dapatkah saya membantu Anda?”

b.      “Bapak/Ibu …… sedang keluar, dapatkah Anda menelepon kembali?”

c.       “Bapak/Ibu………… sedang keluar, apakah Anda akan meninggalkan pesan?”

§  Berusaha untuk mendapatkan keterangan selengkapnya tentang identitas penelepon.

d.      Kadang-kadang penerima telepon harus menjawab dengan kondisi atau keadaan yang bukan sebenarnya tentang kegiatan dan keadaan pimpinan. Hal ini karena kondisi. Oleh karena itu, penerima telepon harus dapat menjawab dengan bijaksana.

Sebagai contoh :

KEADAAN SEBENARNYA

JAWABAN YG BIJAKSANA

Pimpinan sedang mengadakan rapat dengan para relasi. Bapak Pimpinan sedang tidak ditempat sekarang, tetapi beliau akan kembali segera.
Bapak Pimpinan sedang di ruang Bapak ………………. dan telepon dapat disambungkan kesana. Bapak Pimpinan sedang keluar ruangan mungkin ke bagian lain. Apakah yang bisa saya bantu?
Bapak Pimpinan pulang karena sakit. Bapak Pimpinan sedang tidak di kantor untuk satu atau dua hari ini.
Bapak Pimpinan sedang menelepon. Bapak Pimpinan sedang on line telepon lain.
Bapak Pimpinan sedang seminar. Bapak Pimpinan sedang mengikuti seminar.

e.       Ketika penelepon berbicara, penerima telepon harus mendengarkan baik-baik dan jangan mengganggu pimpinan. Disela-sela pembicaraan, penerima telepon sebaiknya memberikan respon dengan kata-kata :

“Ya” , “ Tentu” , “Ya, saya tahu” , “Benar”, dan sebagainya.

f.       Jika penelepon salah sambung, penerima telepon berbicara :  “Maaf Anda telah salah sambung, disini 7057288”  (identitas penerima telepon).

Cara mencatat pesan.

Apabila telepon tidak dapat disambungkan kepada yang dituju, penerima telepon harus :

§  Mencatat segala sesuatu yang diperlukan.

§  Memberikan keterangan yang jelas dan lengkap.

§  Menanyakan kepada penelepon nama dan nomor teleponnya, hal ini penting bila penerima telepon atau pimpinan ingin menelepon kembali.

§  Menghindari kesalahan-kesalahan isi pesan dari si penelepon dengan cara menyebutkan kembali pesan tersebut.

§  Sampaikan pesan tersebut kepada yang berhak menerima. Untuk itu, penerima telepon harus selalu menyiapkan formulir atau lembar pesan (block note) dan alat tulis di sekitar tempat telepon.

 

Cara mengucapkan salam penutup.

Jika telah menyelesaikan pembicaraan dengan penelepon, penerima telepon sebaiknya mengucapkan “Selamat pagi” atau “siang” atau “sore” dan jangan meletakan gagang telepon mendahului penelepon, tunggu sampai gagang telepon diletakan atau telepon ditutup selama dua atau tiga detik oleh penelepon.

C.           ETIKET MENERIMA TELEPON :

1.            Apabila ada telepon masuk, jangan biarkan berdering terlalu lama.

2.            Ucapkan salam, kemudian ucapkan identitas diri.

3.            Jangan berbicara keras dan jangan terlalu pelan.

4.            Tanyakan apa yang bisa kamu bantu.

5.            Jika penelepon ingin berbicara dengan kamu, kerabat atau atasan, segera hubungi orang tersebut.

6.            Apabila orang tersebut tidak ada maka tanyakan apakah ada pesan yang ingin disampaikan.

7.            Setelah selesai, ucapkan salam dan terima kasih.

8.            Sampaikan pesan kepada orang yang dituju secara tepat dan benar.

Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi dokumen ini tanpa izin tertulis dari

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NEGERI 2 PADANG

BAHAN AJAR

Standar Kompetensi   Mengoperasikan Peralatan Transaksi Di Lokasi Penjualan.

Kompetensi Dasar      Memps. & Mengop. Alat Komunikasi.

Sub K D                       :  Menelepon (Melakukan Panggilan Telepon).

I.          TUJUAN PEMBELAJARAN  :

Setelah mempelajari sub kompetensi dasar menelepon (melakukan panggilan telepon), maka di akhir pembelajaran siswa diharapkan mampu :

1.      Menjelaskan teknik menelepon.

2.      Etiket bertelepon saat melakukan panggilan telepon.

3.      Panggilan telepon dilakukan sesuai SOP.

II.             MATERI AJAR  :

KEGIATAN BELAJAR 4

MENELEPON

(MELAKUKAN PANGGILAN TELEPON)

A.          LANGKAH DAN TEKNIK MENELEPON :

1.            Persiapan sebelum menelepon.

2.            Proses saat menelepon.

3.            Penutup.

Persiapan sebelum menelepon :

§  Siapkan nomor telepon yang akan dihubungi. Jangan mengangkat gagang telepon sebelum Anda benar-benar yakin nomor yang dituju.

§  Sediakan buku catatan untuk mencatat hasil percakapan atau menulis pokok-pokok pembicaraan.

Proses saat menelepon :

1.            Angkat gagang telepon, dengar nada pilih.

2.            Tekan nomor telepon yang diinginkan atau yang dituju.

3.            Sesuaikan nomor kode wilayah, lokal/interlokal/internasional. Untuk lokal langsung, nomor yang dituju, contoh :

§  Telepon Interlokal  :  Putar/tekan kode wilayah, lalu nomor telepon yang dituju.

Contoh :  (021)  72168014738

Kode wilayah Jakarta  :  021.

Nomor yang dituju  :  72168014738

§  Telepon Internasional  :  Putar/tekan kode awal internasional, kode negara, kode wilayah, lalu nomor telepon yang dituju.

Contoh :  (001) (60) 6  60127807845

Kode Internasional  :  001.

Kode Negara  :  60.

Kode Wilayah  Kota Kuala Lumpur  :  6.

Nomor yang dituju  :  60127807845

4.             Apabila penelepon mendengar nada pilih, atau nada sibuk, tutup telepon beberapa saat.  Kemudian, mengulangi kembali dengan menekan nomor yang dituju atau tekan tombol REDIAL.

5.             Bila hubungan telah tersambung dan pihak yang dituju telah mengangkat gagang telepon, sebelum mengutarakan maksud dan tujuan, pastikan bahwa nomor yang dituju benar.

6.             Apabila sudah benar, sebutkan identitas Anda sebagai penelepon atau kantor penelepon, misalnya “Selamat pagi, kami dari PT Cipta Karya, dapatkah bicara dengan Bapak Joko?”

7.             Ucapkanlah dengan jelas dan singkat maksud dan tujuan penelepon.

8.             Catat semua jawaban yang diterima.

9.             Berikan selalu kesan ramah dan ucapkan salam penutup.

Jika Anda menelepon ke suatu instansi yang didalamnya menggunakan jasa operator atau sistem PMBX atau PABX, lakukanlah prosedur 1 sampai 5 lalu lanjutkan dengan :

1.      Apabila sudah benar, sebutkan identitas Anda sebagai penelepon atau kantor penelepon, misalnya “Selamat pagi, kami dari PT Cipta Karya, dapatkah bicara dengan Bapak Joko di bagian …….?”

2.      Atau  mintalah kepada operator untuk menyambungkan Anda ke pesawat tertentu, “Minta tolong disambungkan ke pesawat 403” atau “Bisa disambungkan ke pesawat 403?”

Atau ;

3.      Jika di instansi Anda menelpon terdapat jasa PABX, Anda bisa langsung menekan pesawat yang Anda inginkan begitu Anda telah tersambung dengan nomor yang Anda tuju.

4.      Jika sudah tersambung dengan pesawat yang dimaksud, ulangi untuk menegaskan identitas Anda sebagai penelepon dan kantor Anda.

5.      Ucapkanlah dengan jelas dan singkat maksud dan tujuan penelepon.

6.      Catat semua jawaban yang diterima.

7.      Berikan selalu kesan ramah dan ucapkan salam penutup.

Jika didalam instansi tempat Anda bekerja menggunakan jasa operator :

a.       Sebelum telepon tersambung ke nomor yang Anda tuju, mintalah operator untuk menyambungkannya.

b.      Tekanlah nomor yang program untuk operator.

c.       Mintalah untuk disambungkan ke nomor tertentu.

d.      Selanjutnya lakukan prosedur yang sama sebagaimana tertulis diatas.

Penutup.

  • Mengakhiri pembicaraan :

Apabila Anda sudah yakin bahwa semua data telah diperoleh, berilah salam penutup dan ucapakan terima kasih, misalnya “Terima kasih Ibu Mery, selamat pagi”

atau    “Terima kasih atas segala informasi Ibu Mery, selamat pagi.”

  • Meletakan gagang telepon :

Apabila pembicaraaan selesai, letakanlah gagang telepon dengan baik dan perlahan, agar tidak mempunyai kesan marah.

 

B.           ETIKET BERTELEPON SAAT MELAKUKAN PANGGILAN KELAUR :

1.            Tekan nomor yang dituju dan pastikan benar.

2.            Apabila sudah tersambung ucapkan salam.

3.            Sampaikan tujuan kamu menelepon dengan menggunakan bahasa yang baik dan benar, serta kalimat yang jelas dan mudah dipahami.

4.            Aturlah suara, jangan terlalu keras dan jangan terlalu pelan.

5.            Letakan gagang telepon kurang lebih 3 cm dari mulut kamu.

6.            Perhatikan intonasi suara.

7.            Jika telah selesai, ucapkan kembali salam.

Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi dokumen ini tanpa izin tertulis dari

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NEGERI 2 PADANG

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BAHAN AJAR

Standar Kompetensi   Mengoperasikan Peralatan Transaksi Di Lokasi Penjualan.

Kompetensi Dasar      Memps. & Mengop. Alat Komunikasi.

Sub K D                       :  Pengenalan Pesawat Telex.

 

KEGIATAN BELAJAR 5

SISTEM PENGOPERASIAN TELEX

 

Setelah Anda mempelajari materi pada kegiatan belajar 5 ini, Anda diharapkan dapat :

1.             Menjelaskan pengertian mesin telex.

2.             Menjelaskan cara pengiriman berita melalui telex.

3.             Mengidentifikasi cara-cara pengiriman dengan telex.

4.             Menjelaskan cara pengiriman telex domestik.

5.             Menjelaskan cara pengiriman telex internasional.

6.             Mengidentifikasi tombol-tombol yang terdapat dalam telex.

MATERI AJAR  :

Diera teknologi belakangan ini, hampir semua perkantoran menyediakan berbagai alat komunikasi yang canggih. Tentu saja fasilitas ini untuk memudahkan dan mendukung tugas-tugas kantor. Fasilitas seperti  telepon, e-mail dan faks adalah daftar alat-alat canggih yang memudahkan komunikasi dan pekerjaan Anda.

Mengirim pesan lewat Faks juga ada aturannya. Jangan menggunakan faks untuk mengirim pesan yang tebalnya lebih dari 10 halaman. Hindari juga pengiriman surat yang bersifat rahasia, dokumen berwarna seperti brosur atau foto. Gunakan faks untuk mengirim pesan dinas secara singkat, padat namun jelas. Sebaiknya gunakan kertas berlogo perusahaan untuk mengirim pesan yang sifatnya resmi seperti perjanjian dan kontrak.

A.          PENGERTIAN MESIN TELEX.

Telex (Tele Printer Exchange) adalah media komunikasi untuk mengirim dan menerima pesan/ informasi yang berupa tulisan dari jarak jauh. Bentuk mesin telex ini mirip dengan mesin tulis modern. Pada mesin telex terdapat beberapa tombol dengan fungsinya masing-masing.

B.           PENGIRIMAN BERITA MELALUI TELEX.

 

Langkah-langkah pengiriman berita melalui telex adalah sbb :

1.            Menyiapkan berita atau pesan yang akan dikirimkan.

2.            Menghidupkan mesin telex dengan menekan tombol lokal.

3.            Mengeluarkan pita dengan cara menekan tombol feed key.

4.            Merekam pesan atau berita yang akan dikirim dengan menekan tombol punch on/of.

5.            Mengetik pesan atau berita yang akan dikirim.

6.            Kemudian tekanlah kembali tombol lokal dan feed key.

7.            Setelah selesai potonglah pita telex.

C.          CARA-CARA PENGIRIMAN DENGAN TELEX.

Dalam mengirimkan pesan atau berita melalui mesin telex terdapat dua cara yaitu domestik dan internasional.

Tata cara pengiriman telex domestik (dalam negeri) adalah sbb :

1.             Mempersiapkan pita telex yang telah berisi rekaman pesan atau berita yang akan dikirimkan pada tape reder unit.

2.             Tekanlah tombol call sampai lampu indikator menyala. Ketik nomor telex yang akan dituju. Apabila nomor yang dihubungi telah didapatkan maka lampu indikator akan menyala untuk menghasilkan answer back dari telex yang dihubungi tekanlah tombol ”Who are you”. Tekanlah tombol “here is”, new line, auto disconnect dan read on/of secara berturut-turut.

3.             Apabila nomor yang dihubungi tidak tersambung maka akan muncul kode OCC, DER, atau NC. Kode OCC menunjukan telex yang kita hubungi sedang sibuk. Kode DER menunjukan telex yang dipanggil sedang rusak. Kode NC menunjukan bahwa nomor telex tersebut dapat dihubungi kembali.

Tata cara Pengiriman Telex Internasional (luar negeri) adalah sbb :

1.            Tekanlah tombol CALL sampai lampu indikator menyala. Ketiklah angka nomor telex dan tunggu sebentar.

2.            Apabila telah keluar kode answer back dengan huruf GA (go ahead), cepatlah ketik nomor area kode dari negara dan nomor telex yang akan dihubungi.

D.          TOMBOL-TOMBOL YANG TERDAPAT DALAM TELEX.

Ø    Tombol local digunakan untuk menghidupkan dan mematikan mesin.

Ø    Tombol feed key digunakan untuk mengeluarkan pita.

Ø

Tombol punch on/of digunakan untuk merekam pesan yang akan dikirim.

Ø    Tombol lokal feed digunakan untuk mengeluarkan kertas.

Ø    Tombol who are you digunakan untuk memeriksa nomor mesin telex yang akan dihubungi.

Ø    Tombol answer back adalah kode mesin telex yang sedang dihubungi dan tertera pada printer out.

Ø

Tombol override key bila ditekan maka lampu indikator akan menyala, sehingga incoming telex masager akan terekam pada pita telex.

Ø    Tombol leter shift digunakan untuk mengetik kembali huruf-huruf setelah mengetik angka.

A…

Ø    Tombol figure shift digunakan untuk mengetik angka-angka.

l

Ø    Tombol bell digunakan untuk menanyakan kepada operator apakah pesan yang dikirim berhasil atau tidak.

Ø

Tombol read on/of digunakan untuk membaca pesan yang telah direkam dan untuk menjalankan pita hasil rekaman.

Ø

Ω

Tombol line auto disconnect berfungsi untuk mengirim pesan atau informasi dengan menggunakan pita rekaman.

Ø

Tombol step back digunakan untuk mengoreksi pita hasil rekaman bila terjadi kesalahan ketik; tekan tombol ini dengan diikuti menekan tombol letter sebanyak huruf/ angka yang akan dikoreksi.

Ø

Tombol new line key adalah tombol gabungan antara tombol carriage reurn dengan tombol line feed.

Ø

Tombol call key digunakan apabila kita akan membuat call. Tombol akan menyala bila ditekan untuk kedua kalinya (on/of).

 

 

Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi dokumen ini tanpa izin tertulis dari

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NEGERI 2 PADANG

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 BAHAN AJAR

Standar Kompetensi   Mengoperasikan Peralatan Transaksi Di Lokasi Penjualan.

Kompetensi Dasar      Memps. & Mengop. Alat Komunikasi.

Sub K D                       :  Pengoperasian Pesawat FAKSIMILI.

 

KEGIATAN BELAJAR 6

SISTEM PENGOPERASIAN FAKSIMILI

 

A.         TUJUAN PEMBELAJARAN :

Setelah Anda mempelajari materi pada kegiatan belajar 6 ini, Anda diharapkan dapat :

1.           Menjelaskan pengertian mesin faksimili.

2.           Menjelaskan prosedur penggunaan faksimili.

3.           Menjelaskan fungsi mesin faksimili.

4.           Menjelaskan keuntungan mesin faksimili.

5.           Menjelaskan persiapan yang harus dilakukan sebelum proses pengiriman.

6.           Menjelaskan syarat-syarat dokumen yang dapa t dikirim.

7.           Mengidentifikasi prosedur-prosedur pengiriman berita melalui faksimili.

8.           Mengidentifikasi prosedur-prosedur penerimaan berita melalui faksimili.

9.           Menjelaskan cara melaporkan kesalahan.

10.       Menjelaskan prosedur perawatan mesin faksimili.

 

B.           MATERI AJAR  :

 

A.          PENGERTIAN MESIN FAKSIMILI.

Mesin faksimili adalah media komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan dan menerima pesan yang berupa data atau dokumen, data atau dokumen yang dikirimkan akan digandakan sesuai dengan aslinya.

B.           PROSEDUR PENGGUNAAN FAKSIMILI.

Langkah-langkah menggunakan faksimili adalah sbb :

1.            Data atau dokumen yang akan dikirim letakan menghadap ke bawah.

2.            Tekanlah jumlah halaman yang akan digandakan sesuai dengan yang dikehendaki, kemudian tekan tombol YES.

3.            Apabila muncul tulisan departement code pada display, tekan nomor sampai muncul tulisan quick.

4.            Tekanlah keypad sampai muncul tanda dial keypad.

C.          FUNGSI MESIN FAKSIMILI.

Pesawat faksimili adalah alat komunikasi yang pada prinsipnya mempunyai dua fungsi, yaitu :

1.            Sebagai alat komunikasi berfungsi seperti telepon.

2.            Sebagai alat untuk mengirim berita atau dokumen dari jarak jauh.

Bentuk dari mesin faksimili sekilas hampir sama seperti telepon hanya di bagian atas terdapat tempat untuk meletakan dokumen yang akan dikirimkan dan terdapat layar monitor untuk mengetahui apakah berita yang terkirim diterima oleh si alamat.

Secara umum bentuk dari mesin fax untuk berbagai merek dan type hampir sama, yang membedakan hanyalah banyaknya tombol yang menunjukan kelebihan dari mesin fax lainnya.

D.          KEUNGGULAN MESIN FAKSIMILI.

Banyak perusahaan bisnis, instansi atau lembaga-lembaga yang menggunakan mesin faksimili sebagai media komunikasi untuk menghubungi konsumennya. Keunggulan mesin faksimili adalah sbb :

  1. Faksimili mempermudah penyampaian pesan atau berita, sehingga menghemat waktu, tenaga dan biaya.
  2. Bermacam-macam data atau dokumen, seperti gambar, surat berharga, peta atau laporan dapat dikirimkan tanpa merusak naskah aslinya.
  3. Faksimili dapat berfungsi secara otomatis dengan kemampuan menggandakan data atau dokumen yang dikirimkan lebih dari 60 lembar.
  4. Faksimili dapat mengirimkan data atau dokumen secara tepat, cepat dan akurat.

E.           MENGOPERASIKAN MESIN FAXIMILIE :

 

1.             Persiapan Yang Harus Dilakukan Sebelum Proses Pengiriman.

a.       Pastikan bahwa mesin dalam keadaan hidup / ON, sehingga layar monitor muncul set dokumen dan lampu ready indicator menyala artinya mesin siap dioperasikan.

b.      Dokumen yang akan dikirim disiapkan. Masukan dengan hati-hati kedalam tempat/ lubang menempel pada penuntun kertas.

c.       Apabila dokumen yang dikirimkan lebih dari satu lembar, maka apabila lembar pertama belum selesai direkam jangan masukan lembar kedua dan seterusnya. Karena apabila dokumen dimasukan secara bertumpuk, maka mesin akan berhenti dan dokumen akan rusak (kertas melipat).

Syarat-Syarat Dokumen Yang Dapa Dikirim.

§  Panjang kertas 105 – 600 mm

Lebar kertas 148 – 218 mm.

Tebal kertas 0,05 – 0,15 mm.

Kalau kertas yang dikirim terlalu kecil, diusahakan dicopy dahulu, jika terlalu panjang dipotong menjadi 2 lembar atau lebih.

§  Tercetak jelas.

§  Kertas rata.

§  Tidak rusak.

b.      Tekan kunci pemilih (standar atau detail).

Pilih standar jika kita menginginkan berita/gambar yang dikirimkan dalam ukuran huruf besar (pica/elite) dan pilih detail jika dokumen yang dikirimkan akan tercetak dalam huruf kecil. Jika ragu-ragu kita dapat mengcopy dahulu dokumen tersebut, caranya dengan menekan tombol copy dan dokumen akan tercetak tanpa terkirim dan kita dapat memperbaikinya.

5.            Prosedur-Prosedur Pengiriman Berita Melalui Faksimili.

Masukan nomor fax dari alamat yang dituju, dengan cara :

a.      One Touch Key :

Dalam hal nomor fax alamat yang dituju telah diprogram dalam mesin fax kita. Disini kita harus mengingat kode dari masing-masing nomor fax perusahaan yang dituju.

Contoh : Untuk Toko ANAK kode A.

Cara mengirim Fax untuk toko ANAK.

§  Tekan tombol huruf A, akan muncul nomor.

§  Perbaiki nomor jika ada kesalahan.

§  Tekan tombol Start, berita akan terkirim.

b.      Speed Dial Code :

Cara ini dilakukan jika berita yang dikirimkan segera diterima si alamat.

Caranya :

§  Tekan tombol SPEED DIAL akan muncul di monitor petunjuk SA.

§  Tekan kode Speed Dial yang diinginkan, misalnya Quick #59.

§  Pilih to correct on error.

§  Tekan tombol Start, berita akan terkirim segera.

c.       Nomor telepon yang lengkap dengan tombol kunci (KEYPAD) :

Caranya :

1.      Pastikan petunjuk speed dial (-) dalam keadaan mati.

2.      Masukan nomor fax yang dituju.

3.      Tekan tombol Start.

Dengan telepon set (nomor lengkap),

Caranya :

1.      Ambil pesawat telepon.

2.      Hubungi nomor fax yang dituju dengan telepon biasa.

3.      Jika memperoleh jawaban dan siap menerima, langsung tekan tombol Start. Jika terdengar nada tinggi berarti mesin fax si alamat dalam keadaan mati.

Pada waktu berkomunikasi/ pengiriman berita berlangsung, identitas pesawat lawan RTI (Remote Terminal Identification) akan tampak pada layar monitor sehingga kita dapat mengawasi dan memeriksa alamat yang dituju. Tekan STOP dan gagalkan pengiriman jika alamat yang dituju salah.

Jika halaman pertama telah selesai direkam, siapkan halaman berikutnya. Lemabr berikut harus segera dimasukkan sebelum mesin kemabali dalam kondisi stand by. Jika demikian kita harus mengulangi memanggil lagi. Jarak pengiriman lembar pertama ke lembar berikutnya 10 detik.

 

6.            Prosedur-Prosedur Penerimaan Berita Melalui Faksimili.

Penerimaan berita atau dokumen dapat bekerja secara otomatis ataupun secara manual, yaitu dengan menggunakan operator,

a.      Cara penerimaan secara otomatis :

Mesin akan menerima berita/ dokumen secara otomatis tanpa diawasi, jika :

1.      Sambungan listrik tetap hidup, mesin dalam keadaan ON.

2.      Mesin menunjukan posisi Fax (bukan telepon).

3.      Pada saat penerimaan secara otomatis, ada 2 macam bunyi bel, yaitu :

§  Bel tunggal menunjukan ada berita yang akan masuk, jangan mengangkat telepon.

§  Bel panjang atau terus menerus.

b.      Jika lampu tel mode tidak menyala menunjukkan :

1.      Ada berita masuk secara otomatis setelah beberapa detik.

2.      Listrik pada posisi OFF dan telepon akan berdering.

3.      Ada pihak lain yang minta bicara, ambil telepon, tekan tombol STOP dan bicaraa. Jika sudah selesai bicara tekan tombol START.

4.      Jika lampu TEL MODE menyala berarti ada berita masuk. Tekan START pada waktu terdengar nada nyaring.

c.       Penerimaan secara manual :

Pada operasi manual ditangani dengan lampu TEL MODE menyala. Tel Mode pada posisi operator :

1.      Telepon tidak berdering,

§  Angkat telepon dan adakan kontak.

§  Jika memanggil siap mengirim dokumen, tekan START.

§  Penerimaan berlangsung.

§  Putuskan telepon apabila selesai pengiriman.

2.      Telepon berdering,

§  Angkat telepon.

§  Apabila nada dering setiap 2 – 3 detik berarti pesawat lawan mengirim berita secara otomatis.

§  Ambil dokumen yang dikirimkan dari tempatnya.

§  Penerimaan berlangsung.

§  Putuskan telepon jika sudah selesai.

F.           CARA MELAPORKAN KESALAHAN.

 

Jika pengiriman berita/ dokumen gagal, maka pesawat akan memberikan laporan kesalahan dengan mencetak ERROR REPORT. Pada display/ layar monitor akan tertera tulisan Error. Kita harus memperbaikinya dan mengulangi pengiriman berita yang salah. Contoh lain, misalnya tertulis pada monitor : 0 – 10, artinya kertas pada pesawat lawan bisnis.

G.          PROSEDUR PERAWATAN MESIN FAKSIMILI.

Mesin fax harus dirawat dengan baik agar saat digunakan tidak mengalami hambatan. Hal-hal yang harus diperhatikan adalah :

1.            Bersihkan mesin dari debu dengan mengelapnya.

2.            Periksa kertas yang akan digunakan untuk menerima dan mengirim dokumen/ berita, jangan sampai kehabisan saat menerima berita.

3.            Posisi mesin harus selalu dalam keadaan ON, jadi jika sewaktu-waktu ada berita masuk, dapat segera diketahui. Bila perlu, diatur pada posisi penerimaan berita secara otomatis.

4.            Jika ada kerusakan, segera laporkan kepada atasan atau pejabat yang berwenang. Suara yang diperdengarkan oleh pembicara melalui telepon.

 

Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi dokumen ini tanpa izin tertulis dari

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NEGERI 2 PADANG